Saber contar la historia de su empresa y conocer cuáles son esos detalles que los periodistas toman en cuenta a la hora de proponer un tema a sus editores puede representar una oportunidad para que su compañía aparezca en la prensa.
Uno de los primeros detalles que debe conocer son los criterios de noticiabilidad o valores periodísticos, aquellos que permiten a un periodista identificar que una historia tiene potencial de aparecer en los medios de comunicación. Entre esos valores destacan:
Curiosidad: Si existe algún elemento llamativo o curioso asociado a cómo surgió su empresa, su producto o servicio, aproveche para contarlo.
Interés humano: Los seres humanos tenemos la capacidad de identificarnos con situaciones que hemos vivido o que eventualmente podremos vivir. Lo que afecta a un grupo de personas o la experiencia que viven, puede resultar interesante para otras.
Entretenimiento: Las historias divertidas tienen potencial de convertirse en virales. Contar algo de forma jocosa u original puede atrapar la atención de la prensa.
Impacto social: Lo que afecta a las personas, en su salud, economía o estado de ánimo también es relevante para ser informado. Piense en cómo impacta su producto servicio en la sociedad.
Magnitud: Cuando hay un elevado número de personas afectadas o beneficiadas, es algo que resulta relevante para los medios.
Novedad: Este criterio se relaciona con situaciones que ocurren por primera vez o que implican innovación de alguna forma. Por ejemplo, si algún producto de los que ofrece su empresa está confeccionado con un material o ingrediente poco común.
Rareza: Aquello que llama la atención o que es difícil de conseguir.
Utilidad: Que resulte práctico para resolver algún problema de la gente, por ejemplo, si vende un producto que permite evitar el desperdicio, darle un segundo uso a algo que de otra forma sería un desecho.
Valor educativo: Un producto o servicio que puede aportar un descubrimiento sobre un tema o a resolver una problemática relacionada con el aprendizaje.
Acercamiento con los medios de comunicación
Ahora que ya conoce estos valores, otra cosa que deberá tener en cuenta es entender cuál es la mejor forma de acercarse a un medio de comunicación.
Siempre, lo más importante será que tenga el mensaje claro de lo que desea comunicar, por ejemplo, si tiene un producto nuevo, que quiere dar a conocer, si creó un programa que favorece el medio ambiente, si va a brindar una pasantía o capacitación o si su empresa tiene prácticas sustentables que podrían servir de ejemplo para otras.
Adicionalmente, considere que es importante conocer a los medios de comunicación para saber qué noticias suelen publicar. Además, será más sencillo para usted si de antemano identifica cuáles son los periodistas que publican noticias similares a las que usted quiere difundir, esto le permitirá elaborar un mensaje enfocado y claro.
Otro secreto que puede usar a su favor, es elaborar las informaciones que vaya a enviar a un periodista, o el discurso que tendrá cuando converse con él basándose en estas seis preguntas: qué, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué.
Responder a estas interrogantes le permitirá crear una información que sea fácil de entender para los periodistas y aumentará sus posibilidades de que le tomen en cuenta para alguna publicación.
Se estará preguntando ¿por dónde empezar? Si no conoce mucho sobre medios de comunicación utilice las herramientas que Internet le brinda, por ejemplo, un directorio de medios elaborado por Punto y Aparte.
Esto le permitirá conocer cuáles existen y entender cuál es el que mejor le conviene. En esta herramienta se muestra un inventario de los medios de comunicación en Costa Rica segmentados por provincias, con información de contacto.
Procure identificar al periodista que cubre la temática que usted desea abordar, para que sea más sencillo que la información llegue al destinatario correcto.
Otra de las recomendaciones que puede seguir es estar pendiente de la actualidad, para que pueda leer el momento.
La actualidad es el principal interés de los periodistas, por eso si su producto o servicio se puede relacionar de alguna forma con lo que sucede ahora mismo, usted tendrá mejores posibilidades de aparecer en prensa.
- Si por ejemplo hubo una noticia sobre un escándalo de reputación, y su empresa puede brindar este tipo de asesorías, cree un comunicado brindando 5 consejos de qué cosas se pueden hacer en esos casos.
- También puede aprovechar efemérides, que son momentos en que los medios de comunicación andan en busca de fuentes de información. Por ejemplo, para el Día del ambiente, Día del Padre o de la Madre.
- Si se revela un estudio en el que se habla de la escasez de mujeres en áreas de Ciencia y Tecnología y usted ofrece cursos para niños o adolescentes con esa temática, aproveche para dar a conocer estas alternativas, y cómo esto podría transformar el panorama del país en unos años.
- El fin de semana es ideal, porque el ritmo noticioso baja y los periodistas estarán agradecidos de tener algún contenido interesante para publicar.
Persevere
Aparecer en medios puede tener un impacto muy positivo para su empresa y para sus productos. Sin embargo, no se desanime si no sucede a la primera.
Crear un plan de contenidos que pueda despertar el interés de un medio de comunicación puede ser su mejor aliado para alcanzar ese objetivo.
¿Qué debería incluir un plan de contenidos?
- El objetivo de lo que se desea comunicar.
- A quiénes desea llegar con su contenido.
- La información que quiere compartir.
- Fechas en las que planea realizar la difusión.
- La persona o personas responsables de brindar la información o confeccionarla.
- Los medios en los que desea aparecer o los periodistas con los que contactará.
Si aún tiene dudas sobre cuál podría ser la forma correcta de acercarse a un periodista, tome en cuenta los siguientes consejos:
- Infórmese: Un periodista suele ser una persona con poco tiempo, así que agradecerá que al contactarlo usted brinde un mensaje claro, y esté enterado de cuáles temáticas cubre y para qué medio de comunicación trabaja.
- Vaya al grano: Un reportero intuye que si usted le contacta es porque desea brindarle información, ofrézcale contenido de calidad y recursos para que se interese en el tema que usted plantea.
- Nunca pida favores: El pan de todos los días de los periodistas es recibir información y valorarla para una posible publicación. Evite decirle al periodista que le envía la información para que le haga el favor de publicarla, es una petición que puede sonar ofensiva. Para él o ella, no se trata de un favor sino de trabajo.
- Comuníquese por vías formales: Privilegie escribir por correo o llamar a números de oficina. Evite escribir a WhatsApp personales y en horas no laborales. Eso puede cerrarle la puerta muy pronto.
- Agregue valor: Envíe información que resulte útil enfocada en valores periodísticos. Nunca se acerque al periodista diciendo que desea hacer publicidad de su producto o servicio, los periodistas NO hacen publicidad.
Si aún tiene dudas de por dónde empezar, inspírese en el ejemplo de otras empresas que ya han aparecido en prensa. Olvídese de que solo las grandes empresas logran aparecer en los medios.
Materiales idóneos para enviar a la prensa
Además de tener conocimiento sobre los medios de comunicación y los periodistas que cubren determinadas temáticas, estos materiales le harán más interesante al comunicarse con un reportero. Tome nota.
- Material escrito:
-Responda a las 6 preguntas: qué, cómo, cuándo, dónde, por qué y para qué.
-Use palabras claves.
-Envíe textos concisos.
-Cuente una historia (Storytelling)
-No olvide colocar su información de contacto actualizada.
- Fotografías
-Envíe fotos claras y bien iluminadas.
-Si en la foto aparecen personas, adjunte sus nombres completos y cargos que desempeñan.
-Indique si las fotos son cortesía o se le debe dar crédito a una persona en específico. No comparta con la prensa fotos de las que usted no posee los derechos de autor.
-Envíe imágenes con buena resolución, que no estén pixeladas o borrosas.*
- Audios
-Envíe audios explicando sobre su producto o servicio de manera concisa, o brindando declaraciones.
-Procure que no excedan los dos minutos.
-Puede grabarlos con su celular.
-Preferiblemente envíelos en formato MP3.
- Videos
-Grabe los videos en un sitio con buena luz y poco ruido.
-Si desea que el audio de su video quede más nítido grabe usando los audífonos de su teléfono como micrófono..
-Grábelo en formato horizontal, pues si lo envía a una televisora se verá mejor en pantalla.
-Procure que la imagen sea estable. Si no cuenta con un trípode, coloque el teléfono en una superficie firme y grabe el video.
-Privilegie enviarlo por correo, si lo manda por WhatsApp la imagen perderá calidad.
¿Cómo generar valor en caso de que mi empresa no tenga ninguna novedad que comunicar?
Si su empresa no tiene ninguna noticia que comunicar por el momento, manténgase generando contenido que pueda resultar útil a su industria.
-Cree infografías explicando procesos.
-Entreviste a los expertos de su empresa explicando temas de interés.
-Haga listas de cinco o 10 consejos sobre un tema en específico sobre el cual desea demostrar su conocimiento.
-Entre a herramientas como Google Trends o Keyword Tool e identifique qué tipos de búsquedas hacen las personas, cuando buscan tu producto, servicio o similares.
Generar contenido de valor no solo le volverá confiable para la prensa, sino que además podrá aprovecharlo en sus redes sociales, y hacer que la credibilidad de su negocio incremente ante sus clientes.
Entre más lo conozcan, más sencillo será que cuando tenga noticias relevantes que comunicar, la prensa le tenga en el radar y le tome en cuenta.
Hay otros detalles que puede tomar en cuenta como investigar qué hicieron diferente otras empresas que sí aparecen en la prensa; cultive una comunidad en sus redes sociales, si ellos hablan bien de usted y de sus servicios, eso le hará atractivo para la prensa.
Asegúrese de que la información de su empresa esté actualizada tanto en sus redes como en su sitio web. Sería lamentable que un periodista intente contactarle y se encuentre con un número o correo electrónico que no funciona.
Google My Business es una buena opción para estar visible. Generalmente lo primero que un periodista hace cuando piensa en un tema es googlear.
Anímese a ser el vocero de su empresa
Una vez que siga las recomendaciones antes mencionadas y llegue el anhelado momento en que la prensa le contacte, deberá estar preparado para ese momento: convertirse en vocero de su empresa.
Es muy probable que el periodista quiera registrar la conversación en video o audio.
Si las cámaras le ponen nervioso, como a la mayoría de las personas, practique antes de asistir a la cita, pida a un familiar o amigo que le grabe dando declaraciones y pida su retroalimentación.
Antes de la entrevista elabore un plan de mensajes claves. Inclusive puede preguntar con anterioridad cuál es el enfoque que el periodista anda buscando.
Esto le permitirá adecuar su discurso a lo que el comunicador requiere y a planificar estratégicamente cómo su producto, servicio o experiencia en un área de la industria pueden ser retratados en la información.
Consulte al periodista cuánto tiempo tardará la entrevista, procure no asistir apresurado a la cita, y llegar al lugar pactado a tiempo, o bien conectarse puntualmente, en caso de que sea a través de Internet.
Sea flexible: Si bien tendrá en su cabeza un plan sobre lo que desea dar a conocer, no se lo aprenda de memoria, ni parezca demasiado preocupado por recitarlo tal cual lo aprendió.
Los periodistas valoran la sinceridad de las respuestas y todo fluirá de mejor forma si le notan con actitud relajada.
Evite recurrir a términos demasiado rebuscados o técnicos; trate de explicar las cosas de forma simple, mantenga el mensaje claro y conciso.
Cuide tanto su lenguaje corporal como su manera de vestir.
BONUS: Algunos consejos para lidiar con periodistas
- Los periodistas generalmente son personas con poco tiempo, aproveche si tiene uno enfrente para comunicarle sus ideas de forma breve y sencilla.
- Los medios de comunicación tienen espacio finito, es decir, sea que el periodista publique un reportaje kilométrico o uno corto, salir en un medio es mejor que no salir.
- No le pida al periodista que le envié el artículo para verlo por anticipado, no lo hará e inclusive podría interpretarlo como censura previa o desconfianza hacia su trabajo y profesionalismo.
- Un periodista nunca o casi nunca le enviará las preguntas por anticipado, pero usted estará en su derecho de preguntarle cuál será el enfoque de la entrevista y qué temas se tocarán en ella.
- Los periodistas y sus jefes son seres humanos que se equivocan. Si por algún motivo le entrevistan y se comete un error en la publicación, no lo tome personal y con respeto, solicite que hagan las modificaciones del caso.
- Generalmente, los periodistas tienen pocas horas para entender lo que a usted le ha tomado tiempo desarrollar, entre mejor le explique sobre sus productos, servicios o innovaciones, más sencillo será para el periodista retratar de mejor manera.
